No importa en qué área te desempeñes ni lo compleja que sea tu rutina labora, el trabajo tanto de individuos, como de equipos encuentran el éxito resolviendo las tareas a tiempo y de la manera más sencilla y ordenada posible.

Para eso, es imprescindible estar organizados, planificar tareas y tiempos, de ésta manera, no tener tiempos muertos, embotellamientos o trabajos duplicados por mala planificación.

Actualmente, el uso de tecnologías digitales, podemos hacer uso de algunas herramientas, a las que podemos tener acceso desde un celular, una computadora o una tableta, para mejorar nuestra productividad.

Muchas de las herramientas digitales dirigidas a la productividad están relacionadas con alertas, planificación o agenda de tareas, la parte más tediosa suele ser la de la carga de datos, a veces por falta de tiempo o porque una vez instalada, ya queremos comenzar a utilizarla sin conocerla por completo.

La organización comienza desde la intención. De nada sirve tener las mejores herramientas de gestión de trabajo si no te sientas un día a la semana a calendarizar tareas y trabajos, a agendar citas y a puntualizar objetivos.

Agenda y calendarios

Dentro de la oficina, Microsoft Outlook se ha convertido en uno de los referentes en materia de agendas, calendarios de eventos y sincronización de casillas de correo, Por otro lado el correo electrónico, junto con Calendario y Notas, que se sincroniza entre los dispositivos de Apple son una gran opción, además está Google Calendar y Yahoo Calendar.

La ventaja de este tipo de herramientas es que permiten integrar todos nuestros contactos y mails relacionados dentro del mismo perfil, lo que evita tener multiplicadas en varias aplicaciones las tareas que queremos recordar.

Listas de tareas y alertas

Si la idea es armar listas de pendientes simples pero con la posibilidad de poder verlos desde cualquier lugar donde estemos, desde una computadora o un dispositivo móvil, tanto Wunderlist como Remember de Milk o Notas de Apple son la solución.

Wunderlist y Remember the Milk están disponibles en versiones web y móviles sincronizables, lo cual es excelente para quienes no soportan escribir desde dispositivos móviles, así podrán realizar el grueso del trabajo desde una computadora y luego administrar desde una tableta o móvil.

También existe Evernote , una de las herramientas portátiles de moda en la actualidad. Es un híbrido entre una lista de pendientes y un organizador de contenidos que nos permite almacenar notas y recortes de todo lo que encontremos en Internet. 

Trabajo colaborativo o en equipos

Si la idea es organizar el trabajo de varias personas, Qubity y Suipit son dos poderosas herramientas online de trabajo colaborativo, que a pesar de sus similitudes poseen un potencial propio que las distingue.

Podemos organizar, planificar y hacer el seguimiento de nuestras tareas, la parte que nos toca en un equipo o el control de una tarea planificada desde su inicio hasta el final.

Sus principales ventajas son el trabajo online e invitar a otros integrantes a participar, tanto como ayuda, así como para delegarles una tarea.

Ambas herramientas están en español y son de uso gratuito con un número predeterminado de usuarios o equipos, que se puede ampliar pagando un costo adicional.

Para saber si una herramienta es útil, debes analizar si se adapta a tu forma de trabajo, por ejemplo, no es igual trabajar en una oficina por varias horas o trabajar en diferentes puntos y trayectos durante el día.

Además, te recomendamos probar una herramienta o grupo de herramientas que creas que te pueden ser funcionales, pregunta a otros profesionales si ocupan herramientas similares y decide después la herramienta que te resulta óptima.

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